从基础成长（4）：规章制度文档的构成要素

制度文档的构成要素笔者将分两方面来讲解，一方面是红头文件，国家有专门的公文格式，参照国家的公文格式规范可以制定本公司的公文格式规范，另一方面是非红头文件，公司自己来确定的模板。无论是红头文件还是非红头文件，包含的要素基本是相同的。

（一）红头文件

<span font-size:16px;"="">红头文件格式基本是参照国家的公文格式规范，参照不是照搬，还需要结合企业的环境，如文件的存档、很多企业没有上下级单位、文件的保密、从节约成本方面考虑等，这些因素都会影响文件格式规范。

企业标识也就是所谓红头文件的那个红头，例如公司名称是河北宏意信息科技有限公司，那么这个企业标识就是河北宏意信息科技有限公司”发文字号一般包括发文单位代字、年份和序号等，如河北宏意信息科技有限公司的发文单位代字可以确定为宏意，这个公司各个部门都需要发文，可以用各部门简称来识别各部门的文件，例如人力资源部简称人、行政办公室简称办等。年份是位的年份，序号是全年中整个单位按发文时间早晚来编制的自然序号，序号不得有虚数。

[2016]22016人力资源部发布的文件，在单位发文中总序号是第。

3、标题

XXXX()“”主送单位就是文件发给哪些单位。

5、正文

“2016111”“2016111201515<>”一般包括发文单位、日期和印章。

7、附件

主题词是表达通知文件主题的词或词组，一般不超过个，不过现在党政机关公文格式中取消了主题词，主题词的目的本身是为了便于管理和检索。笔者认为企业的红头文件中带主题词是没有意义的，列出此项是让大家对有所了解。

9、抄报

抄送是将文件发送给与公文有关的单位或遵照执行的单位，一般用于平级和下级单位。

11、印发单位及日期

 

红头文件格式，在制度正文中说明参照执行其它制度的情况，要将发文文号和标题全部说清楚，如绩效得分计算规则参照宏意人【】号《关于下发绩效管理制度的通知》执行。 

（二）非红头文件

如薪酬管理制度

2、制度编码

HY-HR0001“HY”“HR”“0001”40例如用、、……代表版本，用、、……代表版次，版本版次的格式为，代表版本为版次为。至于版本版次的设定，公司可以确定适合本公司的规则，如同时修改不超过次的版次升级一级，同时修改次的或版次累计次升级的，版本升级一级。

4、编制人与审批人

()代表制度的编制部门，如果制度正文中出现本制度由部门负责解释字样，制度模板里面可不体现编制部门一项信息。

6、实施时间

“XXXXXXXX”表示制度的变更情况，也是版本版次升级的依据，变更履历可在制度正文前体现，以文字描述形式或表格形式来展示。

8、制度目的

“”

9、适用范围

“”“”职责属于制度正文内容，一般在制度第三条，对制度实施过程中的主要负责部门机构、团体、个人、辅助部门机构、团体、个人等主要职责和工作进行说明。

11、定义

“”“”在这里要注意的是定义可以不遵循规范的解释、习惯、一般性理解等，它非常具有公司特色，甚至具有单个制度特性，它不能脱离了公司或制度。建议各项制度中对同一个解释最好一致，当然不一致也是可以的。例如生产部制度中对于新员工的解释是入职未满三个月或由除品质部外转岗到生产部未满一个月的员工，而人力资源部制度中对于新员工的解释是入职但未转正的员工。

12、其它正文内容

制度的最后，一般是一些说明解释类的内容，例如解释单位、生效时间、其它信息等。在企业中，一般编制单位也是解释单位。生效时间可以有多种说法，如自年月日起生效、自颁布之日起生效等。其它信息如：与其它制度有冲突的按本制度执行；本规定作为制度的补充文件，与制度有冲突的按制度执行。

13、附件

“N”、公司名称可含制度文档中建议增加公式名称和的标识，有的企业制度名称中含企业名称，如公司薪酬管理制度、公司培训管理制度等。在工作中应用的文档中，建议在页眉或页脚增加公司名称和等信息，同时制度标题可以将公司字样去掉。

“XX”<span font-size:16px;"="">，不用将文件编辑等信息说明，因为这是同一制度一直采用一个编码。